Een meertalig congres organiseren betekent meer dan tolken beschikbaar maken voor de juiste talen. Het programma, de inhoud, de gekozen vorm van vertolking, de benodigde techniek en de voorbereiding moeten allemaal op elkaar aansluiten. Junior accountmanager Tania Bos zorgt ervoor dat die onderdelen samenkomen.
Wanneer het programma verandert
De offerte is verstuurd. Dan verandert het programma.
Er komt een break-outsessie bij. Een taalcombinatie verandert. Een tolk blijkt verder te moeten reizen dan verwacht. En misschien is er toch een cabine of fluisterset nodig.
Voor Tania hoort dat allemaal bij het werk.
Sinds september 2023 werkt zij parttime als senior accountmanager bij Congrestolken. Ze heeft direct contact met opdrachtgevers en kijkt bij iedere aanvraag verder dan alleen de gewenste talen.
Zeker bij belangrijke of vertrouwelijke bijeenkomsten moet zij zorgvuldig organiseren en tegelijkertijd snel kunnen schakelen wanneer de omstandigheden veranderen.
Welke vorm van vertolking past bij de bijeenkomst?
Bij een nieuwe aanvraag brengt Tania eerst in kaart wat voor bijeenkomst er wordt georganiseerd.
Wordt er simultaan of consecutief getolkt? Hoe lang duurt het programma? Zijn er meerdere zalen of break-outsessies? Welke techniek is nodig? En welke inhoudelijke kennis moeten de tolken hebben?
Ook kijkt ze of de tolken voldoende tijd en informatie krijgen om zich goed voor te bereiden.
“Mijn taak is om de beste tolken te vinden die precies passen bij het werk.”
De antwoorden op deze vragen bepalen niet alleen hoeveel tolken nodig zijn, maar ook hoe het team en de techniek het beste kunnen worden georganiseerd.
Het juiste tolkenteam en de juiste techniek
Tania regelt de samenstelling van het tolkenteam en zorgt dat de tolken op tijd de juiste documenten ontvangen.
Daarnaast stemt ze de benodigde techniek af. Afhankelijk van de bijeenkomst kan het bijvoorbeeld gaan om cabines, headsets of fluistersets.
Ook praktische zaken spelen een rol. Ze kijkt waar de tolken wonen, hoeveel reistijd nodig is en of er eventueel een hotel moet worden geregeld.
Door al deze onderdelen vooraf zorgvuldig te organiseren, kunnen de tolken zich tijdens de bijeenkomst volledig op hun werk concentreren.
Rechtstreeks contact met internationale opdrachtgevers
Tania’s Franse moedertaal helpt haar in het rechtstreekse contact met opdrachtgevers uit Frankrijk en België.
Zij kunnen hun vragen, verwachtingen en eventuele wijzigingen in hun eigen taal bespreken. Dat verkleint de kans op misverstanden en zorgt ervoor dat belangrijke informatie al tijdens de voorbereiding duidelijk wordt.
Deze directe communicatie is vooral waardevol wanneer een programma complex is of op het laatste moment wordt aangepast.
Goede vertolking begint vóór het congres
Een soepel verlopend meertalig congres begint niet wanneer de eerste spreker het woord neemt.
Het begint bij alle keuzes die daarvoor al zijn gemaakt: de juiste vorm van vertolking, een passend team, betrouwbare techniek, duidelijke informatie en voldoende voorbereidingstijd.
Dit verhaal maakt deel uit van 50 verhalen in 50 weken, ter gelegenheid van het 50-jarig jubileum van Congrestolken.
Of volg Congrestolken op LinkedIn.